Softver po mjeri ili gotovo rješenje? Kako izabrati

Kratak odgovor: ako je proces standardan i isti kao kod svih, uzmite gotovo rješenje. Ako je vaš način rada ono po čemu se razlikujete od konkurencije, isplati se softver po mjeri. Sve ostalo je nijansa, a u nastavku je razlažemo pošteno, uključujući i slučajeve kada vam mi nismo potrebni.

Ovo pitanje se javi svakoj firmi koja preraste tabele. Na jednoj strani je program koji možete uzeti danas, na drugoj rješenje koje se pravi baš za vas. Oba izbora su legitimna i oba mogu biti pogrešna, zavisno od toga šta radite.

Kada je gotovo rješenje pravi izbor

Gotov program ima jednu veliku prednost: neko je već riješio problem i platio greške umjesto vas. Ima smisla kada:

• Proces propisuje zakon ili struka. Knjigovodstvo, obračun plata, fiskalizacija. Tu nema šta da se izmišlja, pravila su ista za sve.
• Treba vam odmah. Danas se prijavite, sutra radite.
• Budžet je mali, a potreba jednostavna. Mjesečna pretplata je lakša od investicije u razvoj.
• Ne želite se baviti održavanjem. Ažuriranja, sigurnost i serveri su tuđa briga.

Ako se prepoznajete u ovome, uzmite gotovo rješenje i nemojte trošiti novac na razvoj. Iskreno, dio firmi koje nam se jave uputimo baš na to.

Kada se isplati softver po mjeri

Po mjeri ima smisla kada gotov program traži da promijenite način rada koji vam zapravo donosi posao. Znaci da ste u toj situaciji:

• Vaš proces je vaša prednost. Radite nešto drugačije od konkurencije i zbog toga vas kupci biraju. Gotov program bi vas sveo na prosjek.
• Previše ustupaka. Pola funkcija ne koristite, a ono što vam treba rješavate sa strane, opet u Excelu.
• Plaćate po korisniku. Kako tim raste, pretplata raste, a vi koristite mali dio programa.
• Sistemi vam ne pričaju. Treba vam veza sa postojećim programom, web prodavnicom, mašinama u pogonu ili dobavljačima.
• Podaci su vam vrijedni. Želite da ostanu vaši i dostupni, bez zaključavanja kod dobavljača.

Šta zaista košta, a ne vidi se u ponudi

Poređenje cijena je najčešće nepošteno, jer se gleda samo prva stavka. Kod gotovog rješenja to je mjesečna pretplata, kod rješenja po mjeri cijena razvoja. Realna slika izgleda ovako:

Stavka	Gotovo rješenje	Po mjeri
Početni trošak	Nizak, pretplata odmah	Veći, jednokratno ulaganje
Trošak kroz godine	Raste sa brojem korisnika i traje stalno	Plaćeno jednom, ostaje vaše
Prilagođavanje	Ograničeno, često se plaća posebno	Sve je prilagođeno vama
Skriveni troškovi	Moduli, korisnici, migracija, obuka	Održavanje i dorade po potrebi
Brzina	Dostupno odmah	Sedmice do par mjeseci
Zavisnost	Cijena i pravila diktira dobavljač	Vi odlučujete o razvoju

Najveći skriveni trošak gotovog rješenja obično nije pretplata, nego ono što radite mimo programa. Kada tim pola procesa i dalje vodi u tabelama i porukama, platili ste program, a zadržali stari posao.

Srednji put koji najčešće ima smisla

Ne mora biti sve ili ništa. Većini firmi najbolje radi kombinacija:

• Gotova rješenja za standardno. Knjigovodstvo i slične stvari ostaju tamo gdje jesu.
• Po mjeri za ono što vas izdvaja. Proizvodnja, narudžbe, praćenje projekata, sve što je vaš način rada.
• Povezivanje. Sistem po mjeri se poveže sa postojećim alatima, pa se podaci ne prepisuju ručno.

I najvažnije, ne mora se krenuti veliko. Uzmite jedan proces koji najviše boli, riješite njega, pa širite dalje. Tako vidite korist rano, a ne tek nakon velike investicije.

Tri pitanja koja vam daju odgovor

Ako i dalje niste sigurni, odgovorite sebi na ovo:

• Radi li neko drugi ovaj posao identično kao mi? Ako da, vjerovatno postoji gotov program. Ako ne, po mjeri.
• Koliko sati sedmično trošimo na ručno premošćavanje programa? Ako je odgovor više od jednog radnog dana, ušteda već plaća razvoj.
• Šta se dešava kada za godinu dana udvostručimo obim? Ako cijena ili haos rastu brže od prihoda, treba vam nešto što raste sa vama.

Česta pitanja

Šta je jeftinije, softver po mjeri ili gotovo rješenje?

Na startu je gotovo rješenje skoro uvijek jeftinije, jer plaćate pretplatu umjesto razvoja. Kroz duži period slika se mijenja, jer pretplata raste sa brojem korisnika i traje dok god koristite program, dok se rješenje po mjeri plati jednom i ostaje vaše. Isplativost zavisi od broja korisnika, koliko prilagođavanja traži gotov program i koliko dugo ga planirate koristiti.

Kada je gotovo rješenje bolji izbor?

Kada je proces standardan i isti kao kod većine firmi, na primjer knjigovodstvo, obračun plata ili fiskalna kasa. Tu nema smisla praviti nešto posebno, jer pravila propisuje zakon, a gotov program je testiran na hiljadama korisnika i dostupan odmah.

Kada se isplati softver po mjeri?

Kada je vaš način rada ono po čemu se razlikujete, kada nijedan gotov program ne pokriva vaš proces bez velikih ustupaka, kada plaćate skupe licence za funkcije koje ne koristite, ili kada vam treba povezivanje sa postojećim alatima i mašinama.

Koliko traje izrada softvera po mjeri?

Jednostavnija rješenja budu gotova za 2 do 4 sedmice, a kompleksniji sistemi traže 2 do 3 mjeseca. Radi se fazno, pa prvi upotrebljiv dio dobijete rano, a ne tek na kraju.

Moram li odmah zamijeniti sve postojeće programe?

Ne. Najbolje je krenuti od jednog procesa koji najviše boli i po potrebi se povezati sa alatima koje već koristite. Prelazak je postupan, tako da posao ne staje.

Kako da vidite šta je pravo za vas

Umjesto da odlučujete na osnovu ponuda i obećanja, najbrži način je da vidite kako bi rješenje izgledalo na vašem procesu. Opišite u par rečenica čime se bavite i šta vas najviše muči, a mi napravimo klikabilni prototip po mjeri. Otvara se u pregledaču, bez instalacije, i na njemu se odmah vidi da li vam treba nešto posebno ili je dovoljan gotov program.