5 znakova da je vaše poslovanje preraslo Excel tabele

Excel je odličan alat za početak. Skoro svaka firma krene od tabela i to je sasvim u redu, dok je poslova malo. Problem nastane kada firma naraste, a tabele ostanu iste. U jednom trenutku Excel od pomoći postane kočnica, a većina vlasnika to primijeti tek kada počnu greške i izgubljeni sati. Evo pet znakova da ste došli do te tačke.

Nije riječ o tome da je Excel loš. Riječ je o tome da je napravljen da jedna osoba vodi jednu tabelu, a ne da desetak ljudi istovremeno radi na istim podacima kroz nekoliko procesa. Kada posao pređe tu granicu, tabele počnu da rade protiv vas. Prepoznajete li nešto od ovoga?

1. Ista informacija stoji na više mjesta i nikada se ne slaže

Cijena je u jednoj tabeli, zaliha u drugoj, kupci u trećoj, a neko ih ručno prepisuje između. Prije ili kasnije se razlikuju. Neko gleda staru verziju, neko novu, i niko nije siguran koja je tačna. Vrijeme koje potrošite da provjerite koji je podatak ispravan je čisti gubitak, a odluke donesene na osnovu pogrešne tabele koštaju mnogo više.

2. Trošite sate na ručno prekucavanje i spajanje

Kraj mjeseca znači kopiranje iz jedne tabele u drugu, ručno sabiranje, pravljenje izvještaja koji je već zastario dok ga završite. Taj posao niko ne voli, radi se pod pritiskom i baš zato se u njemu najviše griješi. Ako neko u firmi provede pola dana sedmično samo na prekucavanje i sređivanje tabela, to je pola radnog dana koji je mogao otići na stварni posao.

3. Kada neko pita gdje smo, morate da kopate da odgovorite

Kupac zove i pita dokle je stigla njegova narudžba. Kolega pita koliko je ostalo na zalihama. Vi znate da je odgovor negdje u tabelama, ali ga morate potražiti, prekontrolisati i tek onda odgovoriti. Kada za jednostavno pitanje treba pet minuta kopanja, to znači da podaci postoje, ali ne rade za vas. Trebalo bi da odgovor bude na jedan pogled.

4. Sve zavisi od jedne osobe i jednog fajla

Postoji ona glavna tabela koju razumije samo jedna osoba. Kada je ona na odmoru ili napusti firmu, niko ne zna kako stvari stoje. Dovoljno je da se fajl slučajno prepiše, pokvari ili neko obriše red, i dio poslovanja stoji. Znanje o tome kako firma radi ne bi smjelo da živi u jednoj glavi i jednom fajlu.

5. Greške zbog ručnog rada počinju da koštaju

Pogrešno unesena cifra, dupli unos, red koji je neko slučajno pomjerio, rok koji je ispao iz vida. Dok je firma mala, takve greške se lako uhvate. Kada posao naraste, prođu neprimijećeno i pretvore se u pogrešnu isporuku, izgubljenog kupca ili trošak koji niste planirali. Što više ljudi ručno dira iste tabele, to je veća šansa da nešto pođe po zlu.

Zašto Excel puca baš kada firma naraste

Excel je napravljen za pojedinca i za jednu tabelu u jednom trenutku. Sve preko toga radi na silu. Više ljudi ne može pouzdano raditi u isto vrijeme, nema pravila ko šta smije da mijenja, nema alarma kada nešto zapne, i nema veze između tabela osim ako ih neko ručno spaja. To nisu mane Excela, nego stvari za koje on nikada nije ni bio predviđen. Kada firma naraste, upravo te stvari postanu najvažnije.

Šta se promijeni sa sistemom po mjeri

Rješenje nije neki veliki, skupi program u koji se vi prilagođavate. Rješenje je jednostavan sistem koji prati baš vaš način rada. Umjesto da vi radite za tabele, sistem radi za vas:

• Jedan izvor istine. Podatak se unese jednom i svi vide istu, ažurnu verziju, bez prepisivanja između tabela.
• Svako vidi svoje. Više ljudi radi istovremeno, svako sa svojim pravima pristupa, bez straha da će neko slučajno pokvariti glavni fajl.
• Odgovor na jedan pogled. Gdje je koja narudžba, koliko je na zalihama, šta kasni, sve je vidljivo odmah, umjesto da kopate po tabelama.

To nije više posla za vaš tim. To je isti posao, samo bez ručnog održavanja tabela i bez grešaka koje ono nosi.

Kako da vidite kako bi to izgledalo za vašu firmu

Ne morate ništa mijenjati preko noći niti odmah kupovati softver. Prvi korak je da vidite kako bi digitalni sistem izgledao baš za vaš proces. Opišite u par rečenica čime se bavite i šta vas najviše muči, a mi vam napravimo klikabilni prototip po mjeri, da na svom primjeru vidite šta je moguće. Radi u pregledaču, bez instalacije.